Så gör du bäst en kreditupplysning i byggbranschen

Att välja rätt samarbetspartners kan avgöra om ett byggprojekt blir en succé eller en tråkig läxa. På Otto Magnusson är kreditupplysningar en självklar del av byggprocessen, från upphandling till garantitidens slut. Inköpschefen Henrik Hoff berättar om sina viktigaste erfarenheter, insikter och tips för att göra rätt och undvika risk.

Hur handlar vi upp säkert? Hur undviker vi konkurser i våra projekt? Det är frågor som Henrik Hoff och hans föregångare på Otto Magnusson ställt sig tusentals gånger över flera generationer.

Att framgångsrikt växa som företag med nya omsättningsrekord innebär också ännu fler utmaningar och risker. Med snart 100 år i branschen bygger Otto Magnussons beslutsprocesser och rutiner på många och långa viktiga erfarenheter.

– Varje byggprojekt är unikt, till skillnad från en industri med ett löpande band. Oftast finns det områden i projektet som behöver helt nya lösningar. Dessutom skapas nya konstellationer av samarbetspartners inför varje projekt, säger Henrik Hoff som är inköpschef och kreditansvarig.

– Som totalentreprenör med 20 till 50 olika underleverantörer och entreprenörer i varje enskilt projekt är det viktigt att välja rätt. Vi har ett ansvar att ta reda på om företagen gör rätt och har den ekonomiska stabiliteten som krävs för att klara av projektet hela vägen. Kreditupplysningar med bevakning är en viktig del i det arbetet, förklarar Henrik Hoff.

Hur använder ni kreditupplysningar och syna.se i ert arbete?
– Vi gör kreditupplysningar i tre skeden.

1. En initial affärsbedömning när det är ett nytt företag för oss. Vi gör en bedömning om det går att göra affärer med företaget i framtiden.
2. Vid varje upphandling för att få färska uppgifter. Mycket kan ha hänt sedan vi gjorde den initiala bedömningen. Viktigt att dubbelkolla så att allt fortfarande ser bra ut innan vi skriver på och sätter igång.
3. Alla företag i projektet bevakar vi sedan i en egen bevakningsmapp, ända tills garantitiden är över. Då får vi veta om någon får problem på vägen och vi hinner agera.

Vad tittar ni på när ni gör kreditupplysningar?
– Vi använder maxiupplysningen för att få med allt. Där tittar vi på:

1. Det grundläggande.
   – Är det rätt organisationsnummer och namn?
   – Har de F-skatt?
   – Är de registrerade som arbetsgivare och för moms?
2. Godkänd kreditvärdighet?
   – De ska ha kreditklass 3 till 5. Har de en kreditklassning under 3 i syna.se så tackar vi nej. (Det finns dock undantagsfall som kräver en intern kontroll och ett särskilt godkännande av verksamhetschefen.)
3. Ekonomi och historik.
   – Utvecklingen de senaste 3 åren. Omsättning, antal anställda, resultat
   – Klassningshistorik
   – Finns det tillfälliga skatteanstånd?
   – Finns det anmärkningar eller revisorskommentarer?
   – Storleken på arbetsgivaravgifterna och om de verkar det stämma mot antalet anställda?
4. Styrelsen
   – Har ledningen flera tidigare konkurser bakom sig?
   – Är det något som sticker ut bland personerna i styrelsen?

– Om något verkar konstigt så får vi fråga om det. Finns det inte en bra förklaring så måste vi våga säga nej till samarbetet. För att klara ett helt byggprojekt inklusive garantitiden så behövs stabilitet och god kreditvärdighet, berättar Henrik Hoff.

– Vi gör kreditupplysningarna både för att undvika konkurser och problem i projekten, samtidigt som vi säkerställer att det inte fuskas. Helheten är viktigast och med Syna så får vi både hjälp med helhetsbilden och detaljerna.

– När vi är igång så har vi alla företagen i en projektmapp på syna.se. Här får vi en överblick över hela projektets kreditvärdighet och genom bevakningsfunktionen får vi notiser när något viktigt händer. Det är också ett bra sätt att kunna visa för beställaren vilka företag som är med, hur det går och att vi har koll på projektet, säger Henrik Hoff.

Vilka vanliga misstag kan du varna oss för, och hur undviker vi dem?

– För flera år sedan höll vi på att göra ett jättestort projekt med ett företag som vi förhandlat länge och väl med, i flera månader. Det var bara det att under tiden förhandlingarna pågick så ökade deras konkursrisk dramatiskt, något de aldrig berättade för oss. Som tur var så gjorde vi en till kreditupplysning innan vi skrev på avtalet och undvek att välja en konkursmässig partner till projektet, tack vare att vi kollade en gång till.

– Hade vi missat företagets nya ekonomiska situation så hade det kunnat landa i att flera företag i projektet fått stora problem och gått i konkurs. Det hade skapat problem, kvalitetsstörningar och skadat vårt förtroende, berättar Henrik Hoff.

– Vill alltså varna för misstaget att inte kolla en gång till innan beslut, bara för att du gjort en kreditupplysning förut. Det undviker du genom att ha rutiner och verktyg där det direkt går att få en uppdaterad kreditupplysning.

– Nu har vi i rutinerna att vi alltid gör en ny kreditupplysning innan avtal, även om vi kollat företaget förut, förklarar Henrik Hoff.

Har du några framtidsspaningar eller reflektioner till oss på Syna som kreditupplysningsföretag?

– Jag hade uppskattat en vidareutveckling av Synas bevakningsverktyg. Hela den vyn och analysen hoppas jag utvecklas. Helst av allt så vill jag kunna få ut en rapport av mappen som underlättar mitt arbete med BHB, Bankinitiativet för Hållbar Byggbransch.

– Som inköpschef skulle jag också vilja se en riskanalys över alla våra bevakade mappar för att se risken för hela företaget, berättar Henrik Hoff.

Dina tre bästa tips till andra företag som vill komma igång med kreditupplysningar?

1. Välj en aktiv och engagerad administratör som har koll på helheten.
2. Sätt enkla rutiner och utbilda internt om hur ni ska ta beslut.
3. Arbeta aktivt med kreditupplysningen.
   – Det är inte bara att göra det en gång, nyttja verktyget och bevakningen löpande.

Vi på Syna tackar Henrik Hoff och Otto Magnusson för intervjun, bra feedback och alla tips!

Här följer en sammanfattning som en steg för steg-punktlista:

Så gör du bäst en kreditupplysning

1. Gör en komplett första kontroll
   När du överväger en ny leverantör eller samarbetspartner så börja med en fullständig kreditupplysning och granska följande:

• • Grundläggande fakta: organisationsnummer, företagsnamn, F-skatt, moms, arbetsgivarregistrering.
  • Kreditvärdighet: kontrollera kreditklass (t.ex. 3–5 är godkänt). Är den under gränsen – gör en fördjupad bedömning eller tacka nej.
  • Ekonomi och historik: omsättning, antal anställda, betalningsanmärkningar, revisorskommentarer, skatteanstånd, utvecklingen de senaste åren.
  • Styrelse och ledning: tidigare konkurser, riskfaktorer eller avvikande mönster.

2. Gör en ny kreditupplysning innan avtal
   Mycket kan hända under en upphandling. Gör alltid en ny kontroll precis innan ni skriver på – även om ni gjort en tidigare. Det kan rädda er från att ta in ett företag som plötsligt fått problem.
3. Sätt upp bevakning under hela projektet
   När projektet startar – lägg alla företag i projektet i en bevakningsmapp. Då får ni notiser vid förändringar i kreditvärdighet, betalningsanmärkningar eller konkurser.
4. Följ upp ända tills garantitiden är slut
   Behåll bevakningen och gör nya bedömningar vid behov. På så sätt kan ni agera snabbt om något företag får ekonomiska problem mitt i projektet.
5. Dokumentera och utbilda internt
   Ha tydliga rutiner för hur ni tar beslut, skriv ner varför ni godkänner eller avslår leverantörer och se till att hela organisationen vet hur processen fungerar.
6. Våga fråga och våga säga nej
   Om något ser konstigt ut i rapporten – kontakta företaget. Får ni ingen trovärdig förklaring är det bättre att tacka nej än att riskera projektet.
7. Arbeta aktivt med kreditupplysningar
   Se kreditupplysningar som ett levande verktyg, inte en engångskontroll. Ju mer data ni samlar och analyserar, desto bättre beslutsunderlag får ni – och desto tryggare projekt.